Peran Komunikasi Dalam Organisasi
1. Pengertian dan Arti
Penting Komunikasi
A.
Pengertian Komunikasi menurut para ahli :
1. Menurut Kamus besar bahasa Indonesia :
Pengiriman
dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan
yang dimaksud dapat dipahami; hubungan; kontak; perhubungan.
2. Menurut Wikipedia :
Suatu
proses di mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan
masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan
lingkungan dan orang lain. Suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide,
gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain
3. Menurut Onong Cahyana Effendi :
Proses
penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah
sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung.
4. Menurut Harold Laswell :
Gambaran
mengenai siapa, mengatakan apa, melalui media apa, kepada siapa dan apa
efeknya.
5. Menurut Raymond Ross :
Proses
menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu
pendengar membangkitkan respons atau makna dari pemikiran yang serupa dengan
yang dimaksudkan oleh komunikator.
6. Menurut Everett M. Rogers :
Proses
suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima dengan
maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.
7. Menurut Carl I. Hovland :
Proses
yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan (biasanya dengan
menggunakan lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain.
8. Menurut Theodore M. Newcomb :
Transmisi
informasi yang terdiri dari rangsangan diskriminatif dari sumber kepada
penerima.
9. Menurut Bernard Barelson & Garry A.
Steiner :
Proses
transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan
menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb. [1]
B.
Arti Penting Komunikasi
Komunikasi itu penting, semua
orang tahu, karena ini merupakan basic instinct dari setiap makhluk hidup.
Setiap makhluk punya cara komunikasi masing-masing, setiap manusia pun tak
lepas dari cara dia melakukan komunikasi. Kita tak bisa membeda-bedakan bahasa,
suku, adat, kebiasaan, tradisi maupun agama karena pada dasarnya berkomunikasi,
menyampaikan pesan itu asal dilakukan dengan baik dan benar, serta dalam
keadaan saling terbuka, fikiran jernih tanpa sentimen dan perasaan negatif,
pasti maksud yang ingin disampaikan dapat diterima. [2]
2. Jenis dan Proses
Komunikasi
A.
Jenis Komunikasi
Komunikasi
lisan
Komunikasi
lisan secara langsung adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih yang saling bertatap muka secara langsung dan tidak ada jarak atau
peralatan yang membatasi mereka. Lisan ini terjadi pada saat dua orang atau
lebih saling berbicara/ berdialog, pada saat wawancara, rapat, berpidato.
komunikasi
lisan yang tidak langsung adalah komunikasi yang dilakukan dengan perantara
alat seperti telepon, handphone, VoIP, dan lain sebagainya karena adanya jarak
dengan si pembicara dengan lawan bicara.
Komunikasi
tulisan
Komunikasi
tulisan adalah komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa
adanya pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat,
jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima. Komunikasi tulisan dapat berupa
surat-menyurat, sms, surat elektronik, dan lain sebagainya.
komunikasi
tulisan juga dapat melalui naskah-naskah yang menyampaikan informasi untuk
masyarakat umum dengan isi naskah yang kompleks dan lengkap seperti surat
kabar, majalah, buku-buku. dan foto pun dapat menyampaikan suatu komunikasi
secara lisan namun tanpa kata-kata. Begitu pula dengan spanduk, iklan, dan lain
sebagainya. [3]
B.
Proses Komunikasi
Contoh
model komunikasi yang sederhana digambarkan dibawah ini :
Pengirim—>Berita—>Penerima
Jika salah satu elemen komunikasi tidak ada maka
komunikasi tidak akan berjalan. Ada komponen-komponen dalam komunikasi antara
lain :
Pengirim(Sender=Sumber)
adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai
kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.
Pengkodean
(Encoding) adalah pengirim mengkodean informasi
yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.
Pesan
(Massage), pesan dapat dalam segala bentuk
biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.
Saluran
(Chanel) adalah cara mentrasmisikan pesan, misal
kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.
Penerima
(Recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan
penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak
akan terjadi.
Penafsiran
kode (Decoding) adalah proses dimana penerima
menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya.
Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh
penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.
Umpan
balik (Feedback) adalah pembalikan dari proses
komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan. [4]
>>>
Proses Komunikasi dalm Organisasi <<<
*KOMUNIKASI
INTERNAL
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan
karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai
pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga
pekerjaan dapat berjalan.[3]. Empat Dimensi Komunikasi organisasi
1. Downward communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran
manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas
ke bawah ini adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job
instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu
untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai
peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian
motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Ada
4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972):
1. Metode tulisan
2. Metode lisan
3. Metode tulisan diikuti lisan
4. Metode lisan diikuti tulisan
1. Metode tulisan
2. Metode lisan
3. Metode tulisan diikuti lisan
4. Metode lisan diikuti tulisan
2. Upward communication
Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan
kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah: a)
Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah
dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan
ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian
saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang
dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi
ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir
kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi
dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas
terlihat amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran
mereka 2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang
dialami pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan
pegawai 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada
apa yang disampaikan pegawai
3. Horizontal communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang
memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi
informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan
bersama
4. Interline communication
Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas
fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi
lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan
jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang
dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam
rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing
komunikasi lintas-saluran.
Ada
dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:
1.
Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin
terlebih dahulu dari atasannya langsung
2.
Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus
memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya
*KOMUNIKASI
EKSTERNAL
Proses
komunikasi di antara para pengurus dan anggota suatu organisasi dengan orang
atau masyarakat umum.
1.
Komunikasi dari organisasi kepada masyarakat.
Contohnya : konferensi pers, iklan, brosur
2.
Komunikasi dari masyarakat kepada organisasi.
Contohnya : menerima saran kritik, hotline customer
service 24 jam
3. Komunikasi Efektif
Komunikasi
efektif yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude
change) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses komunikasi.
Tujuan
Komunikasi Efektif
Tujuan dari Komunikasi Efektif sebenarnya adalah
memberi kan kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi
informasi dan penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi
informsi lebih jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan
baik oleh penerima informasi, atau komunikan. tujuan lain dari Komunikasi
Efektif adalah agar pengiriman informasi dan umpan balik atau feed back dapat
seinbang sehingga tidak terjadi monoton. Selain itu komunikasi efektif dapat
melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.
Menurut Mc. Crosky Larson dan Knapp mengatakan bahwa
komunikasi yang efektif dapat dicapai dengan mengusahakan ketepatan (accuracy)
yang paling tinggi derajatnya antara komunikator dan komunikan dalam setiap
komunikasi. Komunikasi yang lebih efektif terjadi apabila komunikator dan komunikan
terdapat persamaan dalam pengertian, sikap dan bahasa.
Komunikasi
dapat dikatakan efektif apa bila komunikasi yang dilakukan dimana :
1.
Pesan dapat diterima dan dimengerti serta dipahami sebagaimana yang dimaksud
oleh pengirimnya.
2.
Pesan yang disampaikan oleh pengirim dapat disetujui oleh penerima dan
ditindaklanjuti dengan perbuatan yang diminati oleh pengirim.
3.
Tidak ada hambatan yang berarti untuk melakukan apa yang seharusnya dilakukan
untuk menindaklanjuti pesan yang dikirim. [5]
4. Implikasi Manajerial
Menurut
kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi
sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat
ini adalah manajerial atau manajemen.
Dalam
manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :
1.
Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi,
perencanaan kerja dan formulasi kebijakan.
Referensi
http://radenmasyonatanpandukristanto.blogspot.com/2013/05/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Daftar_definisi_komunikasi
http://pelatihanguru.net/apa-itu-jenis-jenis-tahap-komunikasi-dan-pengertian-proses-komunikasi
http://ekaayu-wulandari.blogspot.com/2013/05/komunikasi-efektif-dalam-organisasi.html
http://basukihady.blogspot.com/2013/04/pengertian-dan-arti-penting-komunikasi.html
http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi#PROSES_KOMUNIKASI_ORGANISASI